“När e-handeln växer med 500 % räcker det inte med manuell hantering. Flöden måste automatiseras – men utan att tappa kontrollen.”
En av våra e-handelskunder kontaktade oss i ett läge där tillväxten gått från hanterbar till explosiv. På bara några månader ökade deras ordervolymer med över 500 %. För att möta efterfrågan behövde de automatisera utskriften av orderbekräftelser som kom in som PDF-bilagor via e-post. Det behövde vara stabilt, enkelt och spårbart – utan att låsa in dem i molntjänster eller dyra licenser.
Utmaningen: Från manuell hantering till total automation
Tidigare hanterades varje PDF manuellt: mejlet öppnades, bilagan laddades ner, öppnades i ett program och skickades till skrivare. I takt med att volymen ökade skapade det flaskhalsar i logistiken, ökade stressen och ledde till misstag i packningen. Kunden behövde ett automatiskt utskriftsflöde som kunde hantera ökningen – utan att bli beroende av moln eller externa system.
Lösningen: Enkel teknik – smart sammanfogad
Vi byggde en lösning baserad på öppen programvara och välbeprövade verktyg som kunden själv kan äga, förstå och vidareutveckla vid behov.
- Thunderbird – E-postklient som via filterregler automatiskt sparar PDF-bilagor till en specifik lokal mapp.
- Foxit PDF Reader (Free) – Tyst (silent) utskrift av PDF utan användarinteraktion.
- Windows Print Spooler – Stabil och kompatibel utskriftsmotor med brett drivrutinsstöd.
- PowerShell-skript – Automatiserar hela utskriftsflödet, hanterar loggning och övervakning.
- Nextcloud – Synkar loggfiler och ger verksamheten full insyn i vad som skrivs ut – i realtid.
Så fungerar utskriftsflödet – steg för steg
1. Ett mejl anländer till Thunderbird med PDF som bilaga.
2. Filen sparas automatiskt till en förutbestämd mapp.
3. PowerShell-scriptet upptäcker den nya filen.
4. PDF:en skickas till skrivare i tyst läge via Foxit.
5. Händelsen loggas i dagliga textfiler (print/debug/fatal).
6. Loggarna sparas i Nextcloud där verksamheten kan följa upp i realtid.
Resultat: Ett stabilt och självförsörjande logistikflöde
Sedan lösningen implementerades har utskrifterna fungerat utan avbrott i över sex månader. Packpersonalen vet att varje dokument finns vid skrivaren. Ledningen kan följa upp flödet direkt i Nextcloud. Inga externa licenser krävs – och kunden har full kontroll över hela kedjan.
ProjAlpha – vi bygger system som inte går sönder
Vi bygger automatiserade lösningar för verksamheter som vill ha ägandeskap, transparens och stabilitet. Inga molnbundna lösningar du inte kontrollerar. Inga uppdateringar som bryter funktion. Bara pålitliga flöden – byggda för verkligheten.
- Automatiserad PDF-utskrift från e-post
- Inbyggd loggning och spårbarhet
- Fungerar i alla miljöer – även utan internet
- Ingen inlåsning i molnplattformar
- Driftas på egen server eller i vår EU-baserade infrastruktur
Vanliga frågor
Fungerar detta även om internet ligger nere?
Ja. Hela lösningen körs lokalt. Ingen extern infrastruktur krävs.
Kan fler användare se vad som skrivits ut?
Absolut. Loggfilerna ligger i Nextcloud och delas automatiskt till rätt användare.
Kan ni anpassa lösningen till andra mejlformat?
Ja – vi kan filtrera efter både avsändare, ämne, filnamn eller innehåll i bilagan.
Vill du också automatisera dokumentflödet – och behålla kontrollen?
Kontakta oss för demo →“När e-handeln växer med 500 % räcker det inte med manuell hantering. Flöden måste automatiseras – men utan att tappa kontrollen.”
En av våra e-handelskunder kontaktade oss i ett läge där tillväxten gått från hanterbar till explosiv. På bara några månader ökade deras ordervolymer med över 500 %. För att möta efterfrågan behövde de automatisera utskriften av orderbekräftelser som kom in som PDF-bilagor via e-post. Det behövde vara stabilt, enkelt och spårbart – utan att låsa in dem i molntjänster eller dyra licenser.
Utmaningen: Från manuell hantering till total automation
Tidigare hanterades varje PDF manuellt: mejlet öppnades, bilagan laddades ner, öppnades i ett program och skickades till skrivare. I takt med att volymen ökade skapade det flaskhalsar i logistiken, ökade stressen och ledde till misstag i packningen. Kunden behövde ett automatiskt utskriftsflöde som kunde hantera ökningen – utan att bli beroende av moln eller externa system.
Lösningen: Enkel teknik – smart sammanfogad
Vi byggde en lösning baserad på öppen programvara och välbeprövade verktyg som kunden själv kan äga, förstå och vidareutveckla vid behov.
- Thunderbird – E-postklient som via filterregler automatiskt sparar PDF-bilagor till en specifik lokal mapp.
- Foxit PDF Reader (Free) – Tyst (silent) utskrift av PDF utan användarinteraktion.
- Windows Print Spooler – Stabil och kompatibel utskriftsmotor med brett drivrutinsstöd.
- PowerShell-skript – Automatiserar hela utskriftsflödet, hanterar loggning och övervakning.
- Nextcloud – Synkar loggfiler och ger verksamheten full insyn i vad som skrivs ut – i realtid.
Så fungerar utskriftsflödet – steg för steg
1. Ett mejl anländer till Thunderbird med PDF som bilaga.
2. Filen sparas automatiskt till en förutbestämd mapp.
3. PowerShell-scriptet upptäcker den nya filen.
4. PDF:en skickas till skrivare i tyst läge via Foxit.
5. Händelsen loggas i dagliga textfiler (print/debug/fatal).
6. Loggarna sparas i Nextcloud där verksamheten kan följa upp i realtid.
Resultat: Ett stabilt och självförsörjande logistikflöde
Sedan lösningen implementerades har utskrifterna fungerat utan avbrott i över sex månader. Packpersonalen vet att varje dokument finns vid skrivaren. Ledningen kan följa upp flödet direkt i Nextcloud. Inga externa licenser krävs – och kunden har full kontroll över hela kedjan.
ProjAlpha – vi bygger system som inte går sönder
Vi bygger automatiserade lösningar för verksamheter som vill ha ägandeskap, transparens och stabilitet. Inga molnbundna lösningar du inte kontrollerar. Inga uppdateringar som bryter funktion. Bara pålitliga flöden – byggda för verkligheten.
- Automatiserad PDF-utskrift från e-post
- Inbyggd loggning och spårbarhet
- Fungerar i alla miljöer – även utan internet
- Ingen inlåsning i molnplattformar
- Driftas på egen server eller i vår EU-baserade infrastruktur
Vanliga frågor
Fungerar detta även om internet ligger nere?
Ja. Hela lösningen körs lokalt. Ingen extern infrastruktur krävs.
Kan fler användare se vad som skrivits ut?
Absolut. Loggfilerna ligger i Nextcloud och delas automatiskt till rätt användare.
Kan ni anpassa lösningen till andra mejlformat?
Ja – vi kan filtrera efter både avsändare, ämne, filnamn eller innehåll i bilagan.
